I denna artikel går vi igenom stegen för att komma igång med VisitLog i er organisation.
Om VisitLog
Med VisitLog får du full kontroll över ditt företags besök. Du kan snabbt och enkelt hantera inkommande besök, boka möten och skicka automatiska påminnelser till besökare och värdar. Detta kommer att säkerställa en smidig och effektiv besöksupplevelse för både besökare och anställda.
1. Konfigurera hårdvara
VisitLog levereras med flera hårdvarualternativ, varav den mest populära är golvstående kiosker. Dessa kommer förinstallerade med den senaste versionen av VisitLog och alla nödvändiga drivrutiner. Placera kiosken på en lämplig plats, tydligt synlig för ankommande besökare. Anslut kiosken till ett eluttag och till det ett nätverket. Du kan läsa mer om systemkraven för VisitLog HÄR.
2. Anslut till en SQL
Efter att ha installerat hårdvaran måste VisitLog anslutas till en SQL Server. SQL Servern kan ligga på en av följande platser:
- Installerad på klient (lokal databas)
- On-premise (central databas
- VisitLog cloud (molndatabas)
- AzureSQL (molndatabas)
2.1 Installera VisitLog på fler klienter
VisitLog kan installeras på flera klienter och sedan anslutas till samma SQL-databas. Se till att ladda ner samma byggversion av VisitLog på alla klienter.
- Ladda ned VisitLog
- Anslut till SQL Databas (med inloggningsuppgifter)
- Anslut till SQL Databas (utan inloggningsuppgifter)
Om du behöver MSI-filer och ytterligare instruktioner om hur du distribuerar programvaran till flera användare, vänligen kontakta vår support.
3. Konfigurera VisitLog
Innan du börjar använda besökssystemet bör du ta dig tid att konfigurera VisitLog efter ditt företags behov och önskemål. Här är en checklista över de viktigaste inställningarna:
3.1 Importera besöksmottagare
Besökare måste ange sitt namn i VisitLog samt namnet på den person de besöker. Därför är det viktigt att lägga till värdar (dina anställda) i VisitLog. Här är olika alternativ för importering av värdar:
- Lägg till värdar manuellt (Manuellt uppdatera värd-lista)
- Importera värdar via Excel (Manuellt uppdatera värd-lista)
- Importera värdar via Active Directory (Automatisk uppdatering av värd-lista)
- Importera värdar via Azure Active Directory (Automatisk uppdatering av värd-lista)
3.2 Meddelanden vid inloggning/utloggning
When a visitor logs in through VisitLog a message can be sent to the host informing them of their arrival. The messages can be sent with sms or with email through a SMTP. Below are some common options.
- VisitLog Cloud SMS
- VisitLog SMTP
- Din organisations SMTP
- Office365 SMTP (Kräver Modern Authentication/OAuth 2.0)
3.3 VisitLog App
With the VisitLog App you are able to access an emergency list with your visitors, prebook visitors and log in visitors all through your phone. Read more on how to set up and use the app below.
3.4 Outlook plug-in
Outlook tillägget skapar ett menyalternativ i Outlook som låter användarna förboka utvalda mötesdeltagare. Läs mer om hur du distribuerar tillägget till dina användare och hur du använder det:
3.5 GDPR
Alla organisationer måste ta hänsyn till GDPR, och VisitLog kan enkelt anpassas för att möta dina krav. Du kan ställa in hur länge besöksdata sparas och vad som ska göras med den data efter att en besökare loggat ut från VisitLog. Läs mer om GDPR-inställningar nedan.
3.6 Design
Både inloggningsskärmen och besöksbrickorna kan designas för att passa ditt företag. Du kan ändra färger, typsnitt, lägga till bakgrunder och logotyper på vår inloggningsskärm. Brickorna kan också anpassas för att visa den information du önskar. Nedan finns några exempel på hur inloggningsskärmen kan designas, samt en guide för att designa besöksbrickor.
3.7 Fler vanliga konfigurationer
Läs mer om andra vanliga inställningar och funktioner här:
- Lägg till eller ta bort inloggningsfält
- Metoder för utcheckning
- Användare och roller
- Utrymningslista
- Automatiskt föreslå tidigare besökare
- Begränsa värdsökning till en lista
4. Utbildning
När du har konfigurerat VisitLog är det dags att lansera tjänsten. VisitLog erbjuder utbildning för både administratörer och användare (kontakta oss för mer information) men du som administratör har självklart möjlighet att utbilda dina användare baserat på den kunskap du har samlat på dig.
Sök gärna i vårt supportforum för mer information.
5. Vanliga sätt att arbeta i VisitLog för användare
Läs mer om hur du och dina användare kan använda VisitLog här:
- Logga in och ut besökare
- Förboka besökare
- Exportera statistik till Excel
- Prebook with Outlook Plug-in
- VisitLog App
Har du fler frågor om att komma igång med VisitLog? Tveka inte att kontakta oss genom att skapa ett ärende HÄR.
Välkommen!